Kỹ năng làm việc với nhà thầu: Đầu không xuôi, đuôi khó lọt!

(Kỹ năng làm việc với agency Content không thể bỏ qua!)

Nếu đã từng là người đi đặt hàng agency, hoặc từng là người nhận đặt hàng làm Content, hẳn không khó để chúng ta gặp tình huống… bi hài, kiểu:

“Sản phẩm này của em thì cũng tương đối rồi, nhưng mà… vẫn chưa wow!”.

“Còn thế nào để wow thì anh/chị cũng không biết, chỉ biết là chưa cảm thấy đã, thấy wow thôi”.

Đó là câu chuyện bi hài từng được các Content Writer/Creator, Designer… chia sẻ nhiều.

Tôi còn nhớ, một lần, bạn nhân viên làm nhiệm vụ viết kịch bản video đã mếu máo đến suýt khóc. Tất cả xuất phát từ yêu cầu đặt hàng của một chủ doanh nghiệp (DN), để làm video sự kiện.

Yêu cầu (mục đích) ban đầu được đưa ra khá đơn giản. Thế rồi sau đó, chủ DN “bận”, nên toàn bộ quá trình từ triển khai kịch bản, cho đến quay, dựng… thì họ không can thiệp, để cho team tự làm.

Đúng đến lúc sản phẩm video tương đối hoàn chỉnh – ra phiên bản “pre final” rồi – thì chủ DN mới xem, rồi… nhảy dựng lên, đòi video đó phải thể hiện được “tầm vóc” và thêm nhiều thông tin khác, chứ không chỉ là “video sự kiện đơn thuần”.

Điều đó đồng nghĩa với việc chủ DN đã thay đổi yêu cầu so với những gì từng “chốt” ban đầu. Có lẽ họ cũng không nhận ra việc đổi yêu cầu này – nhưng lại luôn nghĩ là người làm nội dung phải… “tự hiểu”.

Một khi đã đổi “mục đích” thì chỉ còn nước… đập đi làm lại, bảo sao nhân viên kịch bản không mếu máo?

*****

Vậy, nguyên nhân nào dẫn tới sự “trật lất” của hai bên?

Tôi cho rằng, đó chính là vì phía đặt hàng (chủ DN) đã thiếu kỹ năng làm việc với nhà thầu, trong khi bên thực hiện đơn hàng (Content Writer/agency) thì hoặc quá cả nể, dễ dãi, hoặc thiếu chuyên môn nên không “push” sát được.

Kỹ năng làm việc với nhà thầu mà tôi đề cập ở trên là gì?

Trong mảng Content, “kỹ năng làm việc với nhà thầu” là đầu mối đặt hàng phải hiểu quy trình sản xuất nội dung, từ đó đưa ra brief cụ thể, chi tiết và hai bên thống nhất với nhau từng bước trong quy trình.

Lúc đó, mọi thứ sẽ rõ ràng, không có chuyện “kỳ vọng wow”, rồi lại… “chưa thấy wow”.

Khi ở vị trí trưởng phòng PR của một hãng xe ô tô, làm việc trong ê kíp Marketing chuyên nghiệp, tôi nhận thấy “kỹ năng làm việc với nhà thầu” vô cùng quan trọng, vì dù có chuyên viên Content, thiết kế… thì chúng tôi vẫn phải đặt hàng nhà thầu (outsource) rất nhiều.

Nếu thiếu kỹ năng, chắc chắn công việc không thể nào “trôi” được!

Tải eBook chia sẻ chuyên môn về kỹ năng viết lách, Content Marketing, PR, kỹ năng làm việc với agency Content của Tác giả Trung Hiếu – Vietchuyennghiep.vn

*****

Trong khóa đào tạo Kỹ năng Viết chuyên nghiệp Content Marketing, PR của mình, tôi đưa ra quy trình tạo nội dung có 5 bước cơ bản.

Quy trình này được tôi dạy rất kỹ lưỡng, bởi vì nó không chỉ áp dụng cho công việc tạo Content, mà việc nắm vững quy trình 5 bước đó chính là nền tảng để có “kỹ năng làm việc với nhà thầu” trong mảng nội dung.

Cụ thể, quy trình mà tôi đưa ra gồm các bước:

Bước 1: Xác định mục đích.

Bước 2: Xác định nơi phát hành/đăng tải nội dung.

Bước 3: Sáng tạo ý tưởng triển khai.

Bước 4: Lên đề cương nội dung: Sơ bộ => Chi tiết.

Bước 5: Viết, dựa trên đề cương chi tiết của bước 4.

Mỗi bước đều có vai trò và cần hiểu rõ để triển khai hợp lý.

Trên góc độ kỹ năng làm việc với nhà thầu, hai bên (đặt hàng – thực hiện) cần thống nhất từng bước một. Ở mỗi bước, sau khi đã thống nhất thì sẽ không thể thay đổi/điều chỉnh quá 20%!

Bởi vì từng bước giống như các quân domino được xếp thứ tự. Chỉ cần thay đổi ở bước nào thì các bước sau sẽ bị ảnh hưởng “domino” theo. Do đó, sự thống nhất (chốt chuẩn) cho từng bước là cực kỳ quan trọng và cần thiết!

*****

Trong quá trình cung cấp agency Content hoặc trực tiếp làm đơn hàng nội dung cho khách, tôi gặp nhiều phong cách khác nhau.

Có những người quá kỹ tính, kỳ vọng quá cao nhưng lại không thực sự hiểu họ cần gì, hoặc những người quá dễ dãi, nói gì cũng gật, thì tôi sẽ… loại đầu nước!

Tại sao ư? Đơn giản vì họ là những người ít tuân thủ việc duyệt quy trình 5 bước kể trên nhất! Khi phục vụ những khách này, sự thiếu chuyên nghiệp (trong thái độ hợp tác) và mất thời gian là những điều gần như chắc chắn sẽ xảy ra.

Với tôi, khách phù hợp là người có tư duy tốt, có kỹ năng làm việc với nhà thầu, chốt từng phần và đặt niềm tin vào chuyên môn của bên thực hiện.

Có vậy, mọi thứ mới trôi chảy, gọn gàng và hiệu quả.

*****

Câu chuyện “book” dịch vụ nội dung, thiết kế… sẽ luôn tồn tại 2 thái cực khó chạm nhau, một khi phía đặt hàng thiếu kỹ năng làm việc với nhà thầu, trong khi phía nhà thầu thiếu quy trình “push” chốt đặt hàng.

Khi ấy, tình trạng “đầu không xuôi, đuôi không lọt” sẽ xảy ra!

Bản chất đơn giản ở đây chính là quy trình logic và chuyên nghiệp.

Ai cũng muốn nói về sự chuyên nghiệp, nhưng lại làm việc kiểu “em cứ làm đi”, “chị chưa thấy wow”, thì thật là… ngược đời, trái khoáy!

Tác giả: Trung Hiếu – Vietchuyennghiep.vn ACADEMY & AGENCY